Como se preparar para uma reunião de trabalho?

Preparar uma reunião de trabalho é mais de meio caminho andado para o resultado pretendido. Veja que passos dar para atingir o seu objetivo e ser memorável!

“Preparar-me para uma reunião? Não preciso, nem tenho tempo para isso. Eu domino bem a área, e vou deixar que os meus instintos me guiem. O que tiver de ser, será.”

Será mesmo assim? Não que o instinto e a sorte não sejam importantes, mas nem sempre o instinto está bem orientado e, quanto à sorte… bem, não sabemos se ela foi convocada ou não para a reunião 😉

A verdade é que, se estiver bem preparado, estará menos ansioso, vai projetar uma aura de equilíbrio e carisma e, sem dúvida, estará em vantagem relativamente a outros que não se prepararam.

A preparação nunca é demais – e não nos referimos apenas ao conteúdo da reunião. Pode até ser capaz de transmitir o seu discurso de olhos vendados e com os braços amarrados 🙂 mas, mais importante do que dominar o tema, é preparar-se especificamente para a pessoa com quem vai reunir-se, e para o contexto onde terá lugar.

Assim, tome o seu bloco de apontamentos e escreva um plano, considerando os tópicos que vamos de seguida apresentar. Está pronto? 🙂

1. Organize o desenvolvimento da reunião considerando os seguintes pontos:

1.1 Qual é o objetivo da reunião? Que tópicos-chave precisa de discutir? Qual é o seu plano B? (Sim, tenha um plano B; não tome por garantida a aprovação ou reprovação integral da sua proposta.)

1.2 Quem é a pessoa que tem o poder de decisão quanto ao objetivo da reunião? De que forma pode apresentar a informação para ir de encontro ao estilo do seu interlocutor, à sua forma de pensar e àquilo que ele valoriza?

1.3 Quais são as vantagens que o outro lado terá se o objetivo da reunião for concretizado? Que respostas poderá receber? Que obstáculos poderão ser alegados? Que perguntas poderão ser feitas? Que dados e evidências poderão ser solicitados? Que contrapropostas poderão ser apresentadas? Antecipe tudo isto por escrito e prepare-se. ž–

1.4 Treine a sua apresentação antes, de preferência com alguém que tenha sentido crítico e construtivo. Certifique-se de que o seu discurso é profissional, conciso e interessante.

1.5 Trate da sua imagem. Opte por uma indumentária equivalente à do seu interlocutor. A primeira impressão que criar será fundamental; por isso, apresente-se em conformidade, com um sorriso confiante e um aperto de mão decidido.

2. Verifique toda a logística da reunião.

2.1 Confirme a data, hora, localização e quem estará presente na reunião – e isto uns dias antes. Não só evita que algum aspeto da reunião lhe escape, como vai transmitir uma boa imagem de organização.

2.2 Pesquise as direções no Google Maps no dia anterior. Pesquise informações de trânsito e obras em construção. É melhor chegar mais cedo e aproveitar algum tempo para relaxar, do que chegar em cima da hora, com o stress que foi acumulando durante a viagem.

2.3 Faça uma lista de tudo o que precisa de levar, para evitar que se esqueça de algo importante. Faça isso no dia anterior; assim terá tempo para acrescentar aquele item que só mais tarde nos lembramos.

2.4 Faça uma pesquisa sobre as pessoas que vão estar na reunião, e inteire-se sobre os seus interesses e áreas. É uma excelente forma de iniciar uma conversa e de estabelecer empatia.

Esta é uma lista que poderá seguir para qualquer encontro profissional, ou até mesmo para networking. Não desanime se isso lhe tomar algum tempo – o sucesso deriva da preparação. As horas que gastar nesta fase vão conceder-lhe mais confiança, e vão contribuir para uma experiência mais positiva.

Por isso, adote sempre estas orientações até se tornarem um hábito. Um bom hábito 😉

E boa sorte! 🙂

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2018-05-23T08:29:36+00:00

2 Comments

  1. Beatriz Araújo 22 Fevereiro, 2018 at 12:40 - Reply

    Gostaria de contribuir com mais uma dica: além de estudar o cliente/ empresa, procurar também obter informações da concorrência. Assim vai estar um passo à frente no entendimento do negócio do cliente e da sua representação no mercado.

    • Minerva 22 Fevereiro, 2018 at 14:02 - Reply

      Boa tarde, Beatriz!
      Muito obrigado pela sua contribuição. De facto, conhecer e antever os passos da concorrência é muito importante, sobretudo em reuniões comerciais.
      Obrigado e continuação de uma excelente semana! 🙂

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