Como definir prazos para design, produção e impressão? - Minerva
Como definir prazos

Os prazos de entrega estão hoje entre os principais problemas de relacionamento entre clientes e gráficas. O que fazer para evitar esta situação?

 

Certamente já terá passado por uma situação em que um incumprimento de prazos trouxe consequências, no mínimo, desagradáveis, sobretudo se for um freelancer, quando toda a gestão e responsabilidade recai apenas sobre dois ombros – os seus.

Os problemas de última hora – que surgem amiúde – não aumentam apenas o seu nível de stress e pressão arterial. Também prejudicam, e muito, a sua produtividade.

Além disso, pode também acontecer que estejam programadas ações de marketing ou eventos subsequentes que, com os atrasos, podem ficar gravemente comprometidos ou mesmo ser cancelados. Por exemplo, como dar início a um evento científico sem o programa impresso?

Para que todo este processo decorra sem sobressaltos, para que o resultado final seja perfeito, e para que não perca tempo, dinheiro e reputação, existem algumas diretrizes essenciais que o vão ajudar a evitar problemas com os prazos.

O grande primeiro passo é, sem dúvida, planear. Sem isso, pode contar com imprevistos atrás de imprevistos, e a entrega do trabalho será um pouco como o sol: sabemos que ele vai acabar, mas não sabemos quando!

Mas o que planear, e como?

 

1. Escolher a gráfica certa

Escolher uma gráfica

Em primeiro lugar, de pouco lhe serve ter um cronograma perfeito se a outra parte, a gráfica, não cumprir o seu papel. Se existem duas partes envolvidas, ambas têm de planear e de se comprometer.

Assim, tome algum tempo para escolher a gráfica certa. Não escolha uma qualquer, nem tenha como critério de escolha único a gráfica mais barata (a este respeito, consulte o nosso artigo “Porque não deve escolher a gráfica mais barata”). Mais do que um fornecedor de tinta no papel, uma gráfica deve ser como um parceiro que acrescenta valor ao seu trabalho – que se preocupa tanto ou mais com o seu sucesso, e que não se contenta só em produzir. Dessa forma, as suas necessidades e preocupações serão também as necessidades e as preocupações da gráfica.

E, em boa verdade, trabalhar com alguém assim, que toma conta da situação quando algo nos escapa, é um alívio, não acha? 🙂

 

2. Avalie os prazos da gráfica

Gráfica - Como definir prazos

Se uma gráfica lhe disser que o seu cartão de visita fica pronto em apenas um ou dois dias, desconfie! Um cartão de visita que cumpra a sua função – transmitir uma identidade visual única, promover a imagem do seu negócio, destacar-se da concorrência, e aumentar as vendas – não se faz num prazo tão curto.

Os profissionais envolvidos precisam de tempo para desenvolver o processo de criação, que envolve pesquisa, exercício e teste de conceitos, e desenvolvimento. Por vezes, este processo pode demorar uma semana, dependendo da especificidade do cliente ou da empresa.

Um prazo muito curto pode significar que o seu cartão de visita será uma cópia ou semelhante a muitos outros, não sendo, portanto, criado especificamente para a sua empresa – o que faz com que o cartão não cumpra a sua função. Por outro lado, pode também significar que a gráfica terá alguma displicência quanto ao cumprimento de prazos, o que é igualmente crítico.

Conhecer as previsões da sua gráfica – e poder efetivamente contar com elas! – é de suma importância para planear os milestones(*) do seu projeto.

(*) Milestones designa um conjunto de pontos de controlo num cronograma, através da definição de pontos-chave ou marcos de desenvolvimento. Representa a progressão cronológica de um projeto, constituída pela conclusão de um conjunto de tarefas ou fases sucessivas.

3. Engorde os prazos

Aumentar prazos - Como definir prazos

Multiplique sempre por 2 qualquer prazo que lhe indiquem, ou mesmo qualquer prazo a que se auto-proponha.

Isto fará com que o seu projeto não fique comprometido com imprevistos. Dar sempre tempo a mais do que aquele que é definido é prevenir-se.

Inclua tempo para que a gráfica possa fazer o trabalho duas vezes, para o caso de, na primeira vez, ter surgido algo inesperado, como erros de impressão, falha na máquina, ou extravio de alguma informação.

E mesmo que não se verifiquem imprevistos, sempre é melhor ter o trabalho tranquilamente em mãos antes do prazo do que angustiar-se no último minuto. A sua tensão arterial agradece!

 

4. Faça verificações completas

Verificações - Como definir prazos

Acontece frequentemente: envia o seu trabalho final para a gráfica e depois recebe uma chamada do cliente (ou da própria gráfica, se for bem escolhida) a dizer que falta um algarismo no número de telefone, ou que o URL está incorreto.

Evite este pesadelo (1) escolhendo a gráfica certa, que vai tratar o seu trabalho como se fosse dela própria e, por isso, pode evitar complicações que à partida passariam despercebidas, e (2) verificando exaustivamente todo o conteúdo do seu trabalho.

Verifique também se envia as fontes juntamente com o trabalho ou, em alternativa, converta as fontes em outline – as gráficas podem não ter a fonte que escolheu, o que faz com que, na impressão, a fonte original seja substituída por outra fonte. Novamente, a escolha certa da gráfica fará com que este aspeto não passe despercebido – prontamente vai alertá-lo para enviar a fonte certa antes de o trabalho seguir para impressão.

Antes do envio, confirme também se incluiu todos os anexos necessários e se nenhum ficheiro se encontra corrompido, para evitar atrasos na entrega do seu material.

 

Todo este processo pode ser perfeito se forem tomados cuidados antecipados.

Que outras dicas acrescentaria a esta lista? Já lhe aconteceu alguma das situações aqui descritas? Partilhe connosco a sua experiência! 🙂

 

 

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AUTHOR: Minerva

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