Comunicar com eficácia é uma das competências mais importantes que podemos desenvolver, quer para as relações, quer para os negócios. Veja como pode melhorar!
Já diz a expressão que “o importante não é o que diz, mas como o diz”. A comunicação é o que distingue um líder debilitado de um líder excecional, um colaborador abdicável de um colaborador imprescindível, um amigo que é sempre esquecido de um amigo que é sempre procurado.
Mas poderá pensar: então comunicar não é tão fácil? Não o fazemos desde sempre? Não basta dizermos o que queremos dizer?
Aí reside o busílis da questão. Aquilo que é claro para nós raramente o é para os outros, mas tendemos sempre a achar que os outros entendem o mesmo que nós entendemos.
Por isso, podemos ter as melhores intenções na comunicação que fazemos, mas surgem amiúde mal-entendidos, equívocos, frustração, mau ambiente e conflitos.
Isto acontece porque na comunicação espelham-se os nossos temperamentos e fragilidades individuais e é por eles filtrada – quer quando falamos, quer quando ouvimos. Quanto mais controlo emocional, conhecimento e respeito pelo outro tivermos, maiores as probabilidades de levar em frente o nosso ponto de vista.
No fundo, comunicar não se trata de passar uma mensagem – trata-se de lidar com as diferentes frames mentais e emocionais de todos os interlocutores, que estão em jogo durante uma comunicação.
Contudo, existem algumas diretrizes que o vão ajudar a comunicar melhor. Se souber comunicar, obterá vantagens pessoais e profissionais: será mais feliz e venderá mais!
1. Prepare-se.
Este ponto é especialmente importante quando comunica com quadros superiores. Faça pesquisa de evidências e fundamentos para validar as suas ideias. Faça o papel do seu próprio advogado do diabo para antever possíveis objeções e obstáculos, e prepare-se para eles.
Além disso, sentir-se preparado irá fazê-lo sentir-se mais capaz, confiante e eloquente, para que possa ir diretamente ao assunto com clareza e segurança.
2. Mantenha uma postura correta e uma linguagem corporal adequada.
A postura e a linguagem corporal são os seus grandes aliados para transmitir segurança. São estes que têm o poder de validar ou contradizer o que está a comunicar.
Ainda que tenha de contrariar hábitos posturais já enraizados, faça-o. Evite ombros descaídos e evite levantar demasiado a cabeça. Tente estar de forma natural, mas firme. Caminhe com determinação e opte por gestos claros, não hesitantes.
Se não concordar ou se não gostar de algo que está a ser dito, não emita sinais corporais negativos, como revirar os olhos, suspirar, cruzar os braços ou evitar contacto ocular. Isso vai fazer com que o seu interlocutor fique na defensiva, e vai condicionar toda a comunicação posterior. Não tem de concordar com tudo, mas deve acolher diferentes opiniões e pontos de vista – aceitar que eles existem e que têm lugar na comunicação não significa que concorda com eles.
Além disso, não interrompa, em circunstância alguma, o seu interlocutor – mesmo e principalmente se não concordar. Ouça até ao fim antes de começar a falar.
3. Aprenda a ouvir.
Talvez a sua maior preocupação, quando pensa em comunicar eficazmente, seja o que dizer e como dizer. Na verdade, a eficácia reside mais em ouvir do que em falar.
E ouvir é bem mais complexo do que possa parecer. Em primeiro lugar, porque temos tendência de ouvir com a intenção de responder, e não com a intenção de compreender. Ouvir não é esperar pela sua vez de falar. Em segundo lugar, ouvir verdadeiramente significa não apenas compreender as palavras, mas, mais importante, compreender as emoções que o interlocutor está a tentar comunicar. Aqui está a grande diferença.
É crucial captar as entoações subtis na voz do interlocutor e todas as pistas não verbais para perceber o seu estado emocional e compreender verdadeiramente que mensagem está a ser passada. Não imagina o quão comum é alguém estar a dizer algo, mas a transmitir, sem consciência disso, outra coisa completamente diferente. E a nossa resposta deve dirigir-se a esta última.
Além disso, fazer com o que o seu interlocutor se sinta ouvido e compreendido é mais de meio caminho andado para construir uma conexão mais forte e profunda.
Mostre também genuíno interesse no que está a ouvir. Sorria ocasionalmente, e mantenha uma postura aberta e encorajadora. E coloque o seu julgamento de lado.
Esta forma de comunicar trará uma significativa diminuição de stress e um aumento de bem-estar, com consequências desejáveis para o ambiente de comunicação, mesmo se o seu interlocutor estiver agitado. Obterá assim interações satisfatórias e recompensadoras.
4. Não desvie o olhar.
O contacto ocular valoriza a comunicação. Mostra que está interessado e incentiva a que o interlocutor continue a desenvolver o tema.
Tenha um olhar concentrado, que demonstre atenção e entusiasmo. Nada adianta afirmar que está interessado no que o outro tem a dizer se estiver, ao mesmo tempo, a consultar o telemóvel ou a pensar no que vai fazer à noite.
Transmitir falta de interesse é um dos grandes boicotes a uma comunicação eficaz.
5. Faça uma pergunta ou um intervalo quando estiver sob demasiado stress.
Esteja atento ao seu próprio estado de espírito. Se estiver demasiado stressado ou emocionalmente alterado, é quase certo que faça uma leitura incorreta dos seus interlocutores e que passe sinais confusos ou deslocados.
Use táticas para ganhar tempo para pensar e para se acalmar. Repita uma pergunta a um dos seus interlocutores ou peça uma clarificação de algo já abordado, e aproveite o tempo em que ele responde para se acalmar e recolocar as coisas em perspetiva. Se considerar que precisa de mais tempo, faça um intervalo.
6. Tenha conteúdos preparados para conversas de circunstância.
Nem todos nascemos a dominar a arte da conversa circunstancial. E porque existirão sempre silêncios que podem ser um pouco constrangedores com pessoas que não conhece bem, é aconselhável que tenha um “plano”.
Poderá ter sempre em mente 4 tópicos para virem em seu auxílio: família, trabalho, lazer e sonhos. Será até uma forma de transformar aquilo que seria apenas uma conversa de circunstância numa partilha de informações e numa descoberta de interesses comuns.
E lembre-se: é mais importante mostrar-se interessado do que mostrar-se interessante.
Uma comunicação eficaz envolve, portanto, um domínio de várias dimensões humanas: comunicação não verbal, escuta ativa, gestão de stress, assertividade e a capacidade de reconhecer estados emocionais – os seus próprios e os dos outros.
A implementação destas orientações na comunicação com a sua equipa de trabalho vai ajudar a eliminar mal-entendidos e a desenvolver um ambiente de trabalho pacífico e saudável. Resultará também em maior produtividade e profissionalismo, dado que, com linhas de comunicação abertas e claras, a execução de tarefas e de projetos decorrerá com grande fluidez.
