O modo como comunicamos enquanto profissionais diz muito a nosso respeito, e a respeito da nossa empresa. Conheça alguns segredos para escrever bons emails!
Os emails são uma importante e indispensável ferramenta de comunicação entre colegas de trabalho, clientes e fornecedores.
É praticamente impossível passar um dia inteiro sem o utilizar, mais ainda com a revolução mobile – estamos permanentemente conectados ou, pelo menos, temos essa possibilidade.
Precisamente por estar tão banalizado, por ser tão rápido e eficaz e pela necessidade de abreviar a comunicação (e também por alguma precariedade na qualidade do ensino), abre-se o caminho para que se deixe de dar atenção especial e personalizada à escrita, e para que se cometam erros e falhas nas mensagens. E o mais grave é que, por vezes, não há consciência disso.
Por vezes, encontramos comunicações extremamente erradas, infantis, ofensivas, pouco claras e até irritantes. Na verdade, chegam mesmo a originar tensão, confusão e outras consequências negativas a 64% dos trabalhadores, conforme revelou um estudo de 2013 efetuado pela Sendmail, Inc.. Imagine o impacto nas vendas! Dá que pensar, não?
É, por isso, importante não subestimar a redação ou resposta a um email – é um espelho da sua postura enquanto profissional e é determinante na imagem que a sua empresa passa.
Tendo isto em mente, vamos abordar alguns pontos-chave que não devem ser descurados quando escreve um email.
1. Tenha um endereço de email formal.
Se o seu email é do tempo da sua adolescência e é algo como sweet-tola20@exemplo.com, pense seriamente em criar um novo email.
Não se preocupe em perder comunicações de pessoas que ainda usarem esse endereço. É possível fazer o reencaminhamento automático de mensagens para o seu novo email.
Não use diminutivos do seu nome, termos exóticos, referências a futebol ou a personagens de filmes. Deve passar uma imagem profissional e cuidada. Assim, use o formato nome.apelido@exemplo.com. Não use toninho@exemplo.com – troque por antonio.silva@exemplo.com.
Outra questão a considerar, quando não utiliza um email empresarial (que é o recomendado, se tem uma empresa), é o tipo de email comunitário que usa. Opte pelos mais atuais – por exemplo, prefira o Gmail em vez do Telepac. Usar um domínio antigo pode transmitir a ideia de estagnação e desatualização, o que é certamente indesejável.
2. Preencha sempre o campo do assunto.
Quantas vezes vemos um email sem assunto? Muitas. Por muito boa que seja a sua intenção, seja por considerar que o que está no corpo de texto é que é importante, seja para querer facilitar e abreviar a comunicação, deve sempre preencher o campo do assunto. Porquê?
Porque, se não fizer, dá a entender que tudo o que o seu destinatário precisa para considerar a sua mensagem como importante é o seu nome no campo “De”. Logo, vai transmitir arrogância ou, no mínimo, distração. Um assunto bem redigido constitui uma importante oportunidade de informar e persuadir o seu destinatário.
Quando o fizer, evite termos como “urgente” ou “importante”. Em primeiro lugar, se é efetivamente urgente, talvez devesse utilizar formas mais rápidas de contacto, como o telefone. Em segundo lugar, aquilo que é importante para si não é necessariamente importante para a outra pessoa.
Seja claro e conciso para que o destinatário, ao ver o assunto, não tenha dúvidas sobre o conteúdo do email.
3. Organize as ideias e o texto.
Tenha sempre em mente que um email profissional é um documento formal e que, por isso, não devem ser utilizadas abreviaturas, gíria ou emoticons. Não queira “despachar”; invista tempo numa boa redação – isso faz a diferença.
Escreva primeiro em tópicos, e organize cada parágrafo com uma ideia. Separe os parágrafos com espaço em branco – texto em bloco denso e maciço é desencorajador, aborrecido e pode até mesmo intimidar. É um dos grandes motivos para o destinatário não o ler.
Formate o texto de forma a facilitar a leitura. Um email deve ser limpo e organizado, com o mesmo tipo de letra. Não se esqueça de colocar sempre a primeira letra de cada frase em maiúscula. Não vai querer parecer desleixado ou distraído. Associe sempre rigor e correção à sua comunicação.
4. Não use maiúsculas nem pontuação excessiva.
Acreditamos que esteja entusiasmado com uma boa notícia, mas escrever em maiúsculas dá a entender que está a gritar com o seu destinatário, e transmite uma imagem indelicada e pouco profissional.
Há outras formas de conceder mais ênfase a determinada informação como, por exemplo, o negrito ou o itálico. Mas mesmo com estas formas, é preciso ter cautela. Não coloque todo o email em negrito, nem junte na mesma porção de texto negrito, itálico e sublinhado. Não queira que o seu email pareça carnavalesco!
Da mesma forma, não é por usar 6 pontos de exclamação seguidos que vai tornar o seu email mais atrativo – muito pelo contrário. Lembre-se: um ponto de exclamação é sempre só um, e o número de pontos que as reticências têm é só 3. Atente também nos espaços: deve-se colocar um espaço depois da pontuação, e não antes.
5. Dê atenção ao anexos.
Sempre que enviar um anexo, refira-o sempre no corpo de email.
Tenha também o cuidado de atribuir nomes adequados aos documentos que anexa ao email. Opte por nomes curtos, e não utilize espaços (ao invés disso, utilize hífens) nem caracteres especiais, para evitar o risco de o seu destinatário receber um documento com um nome ilegível.
Um outro aspeto a considerar é enviar o documento, sempre que possível, em formato não editável. Por exemplo, se tiver elaborado o documento em Word, envie-o em formato PDF, para que os elementos do seu trabalho não cheguem ao destinatário de forma “desorganizada” e editável. Isso também previne qualquer falha na formatação do documento se for aberto por outra versão do programa ou do sistema operativo.
6. Seja educado.
Quando falamos com alguém face a face, a linguagem corporal complementa a nossa compreensão da comunicação. O tom de voz e a expressão facial indicam a via de interpretação do discurso recebido.
Quando comunicamos por email, existem apenas as palavras per si, o que significa que não temos acesso a todo o conjunto de informações que nos auxilia na interpretação. A escolha de palavras, o comprimento das frases ou a pontuação podem ser facilmente mal interpretados.
Por isso, avalie sempre o tom emocional do email. Caso verifique que algo tem margem para ser mal interpretado, encontre uma forma menos ambígua de colocar a sua ideia.
Além disso, não considere prescindível a educação e a cordialidade, mesmo que pretenda que a sua mensagem seja curta, prática e incisiva. Muitas vezes são esquecidas palavras como por favor e obrigado, e é omitido o nome do destinatário e a saudação inicial. Mesmo que empregue um simples bom dia, vai fazer diferença.
Este exemplo ilustra bem a diferença que pode fazer:
Mau exemplo:
Carla,
Quero o relatório aqui até às 17h00 de hoje, senão não vou cumprir o prazo.
– António
Bom exemplo:
Olá, Carla,
Obrigado pelo teu empenho e trabalho no relatório. Achas que seria possível ter a tua versão até às 17h00 de hoje, para não ultrapassar o prazo?
Muito obrigado!
– António
Muito visível a diferença, não acha? E um outro ponto essencial que vai ajudar é acrescentar sempre a palavra muito quando cumprimenta ou agradece – por exemplo, muito bom dia, ou muito obrigado, em vez de apenas bom dia ou obrigado. Acredite, isso passa boa energia a quem lê e cria outra disposição!
7. Invista numa assinatura em HTML.
Invista numa assinatura que contenha o seu nome, cargo, empresa e telefone/extensão. Quando aplicável, coloque também os links para as suas páginas nas redes sociais, website ou blog.
Isso permite que o destinatário tenha permanente acesso a outras formas de contacto. Na verdade, trata-se de uma forma de promoção não intrusiva. A informação está presente, de forma discreta e educada, funcionando como um cartão de visita digital. Além disso, vai conceder mais credibilidade ao seu email.
A assinatura não deve ser exagerada, grande e com ruído visual. Não deve conter frases motivacionais ou religiosas, porque, para além de poderem ser mal interpretadas e mal vistas, não é provável que o seu destinatário tenha a mesma opinião ou goste deste tipo de adendas.
8. Não parta do princípio que o que escreve é confidencial.
Aqui está uma boa regra a manter sempre presente: elogie em público, critique em privado.
Não escreva nada que não se importe de ser publicado com o seu nome na praça pública. O email não é seguro – não só porque pode ser invadido por um hacker curioso, mas também porque pode estar acessível, por exemplo, ao departamento de informática.
Mais do que isso, tudo o que é escrito, fica registado e pode vir a ser utilizado posteriormente. Não se comprometa com opiniões precipitadas por escrito, porque o vento só leva as palavras ditas, e não as escritas.
Sem dúvida que a forma como os colaboradores de uma empresa se expressam contribui também para os objetivos da empresa. É importante que toda a comunicação seja corretamente uniformizada, para garantir que passa uma imagem de rigor e profissionalismo, esperada de quem tem um forte posicionamento no mercado.
Assim, dedique mais algum tempo ao próximo email que enviar!
Tem alguma dica que gostasse de adicionar a esta lista? Partilhe nos comentários!
